ICT HULPDIENST – voor vrijwilligersorganisaties

Soms is het zo dat bij onze leden een hulpvaardige, én bekwame vrijwilliger op ICT gebied
zorgt voor de automatisering. Maar soms ook niet.

Voor deze leden bieden wij de volgende dienst aan:

• Hulp bij het oplossen van internetstoringen.
• Het maken en terugzetten van back-ups, al dan niet in de Cloud.
• Het schoonmaken van computers.
• Het repareren van computers.
• Allerlei andere zaken die zich opdoen bij het computergebruik en waar u geen raad mee weet.

Wanneer u een probleem heeft, meldt u dat bij onze balie, per telefoon of e-mail.
De kosten worden berekend per uur. De uur-prijs is het geldende uurtarief voor onze leden [ € 40,- ]

GEGEVENSBESCHERMING – maak uw organisatie AVG-bestendig!

Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing voor alle organisaties die gegevens van personen (persoonsgegevens) in een bestand bewaren. Deze organisaties moeten zich aan de regels in deze nieuwe verordening houden. Dat geldt zowel voor het bewaren in digitale bestanden als in mappen op een plank. Ook deze laatste moeten voortaan veilig worden op geborgen zonder dat vreemden daar bij kunnen.

Het is handig om je voor te bereiden en je werkzaamheden hierop aan te passen.

Met onderstaande zeven stappen maak je jouw organisatie AVG-bestendig!

Stap 1: Ga waarom, hoe en wat na

Ga na welke persoonsgegeven worden verzameld en waar die worden bewaard. In de nieuwe AVG zijn ook vrijwilligersorganisaties verplicht te inventariseren wat ze vastleggen én te registreren welke persoonsgegevens ze hoe vastleggen. Ook moeten ze bedenken of dat wat ze opslaan wel functioneel is;  waarom leggen ze welke gegevens vast. Dit houdt in dat je alleen persoonsgegevens vastlegt die je nodig hebt en dat je ze alleen gebruikt waarvoor je ze verzamelt.

Denk bijvoorbeeld aan de voetbalvereniging die standaardadressen (straatnaam, postcode, huisnummer) van de leden in een bestand bewaard terwijl alle communicatie per telefoon, sociale media en digitale nieuwsbrief gaat. Deze clubs hoeven helemaal geen straat en huisnummer te bewaren. Het zal even wennen zijn maar hoe minder informatie er over personen bewaard wordt, hoe moeilijker gegevens herleidbaar zijn naar een persoon en hoe minder kans op schending van de privacy.

Stap 2: Laat weten wat je bewaart

Onveranderd maar wel van belang is dat betrokkenen toestemming geven voor het gebruik van hun persoonsgegevens. Alleen wanneer daar een dringende reden van algemeen belang of wetgeving voor is, kunnen persoonsgegevens zonder toestemming worden opgeslagen. Nieuw is dat de betrokkenen moet weten dat zijn persoonsgegevens worden verwerkt en met welk doel. Zijn hebben het recht hun gegevens in te zien en aan te (laten) passen . Bij verenigingen is helder dat persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor het lidmaatschap en om deel te nemen aan de activiteiten. Dit laatste geldt ook voor deelname aan activiteiten van een stichting.

Pas op met bijzondere persoonsgegevens

Verwerken van bijzondere persoonsgegevens is verboden, tenzij hiervoor een wettelijke uitzondering is of de persoon daar uitdrukkelijk tostemming voor heeft gegeven. Dit zijn persoonsgegevens van gevoelige aard zoals godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van een vakvereniging of politieke partij, strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag, genetische en biometrische kenmerken. Onder deze laatste vallen vingerafdrukken, stem, handschrift, geometrie van de handomtrek en scans van netvlies, iris en gelaat.

Ook medische informatie, bijvoorbeeld over diabetes of allergieën, mag je alleen opslaan als er een wettelijke uitzondering is. Organisaties hebben nu de neiging deze informatie automatisch op te slaan in een bestand. Dat is niet langer toegestaan. Deze informatie moet dus iedere keer gevraagd voor activiteiten waarbij dat van belang is.

Stap 3: Vastleggen hoe de organisatie met de data omgaat

Organisaties hebben een verantwoordingsplicht in de nieuwe AVG. Dat betekent dat organisaties vastleggen wie verantwoordelijk is voor de data, aan wie informatie wordt verstrekten ook op welke computer deze wordt opgeslagen en op welke wijze deze wordt beschermt tegen virussen en hacken.

Niet onbelangrijk; zorg dat de data maar op één computer of één systeem staan. Verspreiding van data over verschillende computers of systemen zonder dat dat is vastgelegd kan uitgelegd worden als datalekken. Er moeten procedures worden opgesteld om personen toegang te geven tot de informatie. Met externe gebruikers van de bestanden, zoals drukkers, verspreiders van de nieuwsbrieven en bijvoorbeeld de koepelorganisatie, moeten overeenkomsten worden opgesteld voor het gebruik van gegevens; de zogenoemde verwerkersovereenkomst (zie verwerkersovereenkomst). In deze overeenkomsten moeten bijvoorbeeld ook afspraken gemaakt worden over het vernietigen van de gegevens na gebruik. Ook wanneer het om de koepelorganisatie gaat, moeten afspraken gemaakt worden over het gebruik van de bestanden. De organisaties maken immers afspraken met de leden over het zorgvuldig bewaren van hun gegevens en daar kan een organisatie op aangesproken worden. (zie privacybeleid)

Stap 4: Stel zo nodig een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aan

Dit is niet verplicht voor alle organisaties. Wel voor overheids- en publieke organisaties, organisaties die persoonsgegevens analyseren (profiling) en wanneer bijzondere persoonsgegevens worden opgeslagen. Voor organisaties waarvoor een FG niet verplicht is, kan het wel handig zijn een FG aan te stellen. De FG is de centrale persoon die alle persoonsgegevens van de club beheert. Deze FG heeft zeggenschap over de bestanden en legt verantwoording af aan de verantwoordelijke beheerder, meestal het bestuur. Deze persoon beslist in opdracht van het bestuur over hoe bestanden worden opgeslagen en de procedure voor het beschikbaar stellen van de gegevens. Ook bestuursleden kunnen alleen via van tevoren vastgelegde procedures gegevens gebruiken. De FG zorgt er ook voor dat de virusscan op orde is en dat de computer beschermd is tegen hacken.

Voor organisaties die verplicht een Functionaris Gegevensbescherming (FG) moeten aanstellen heeft deze formeel de volgende verplichting:

  • FG’s mogen alleen handelen in opdracht van de verantwoordelijke;
  • FG’s worden verplicht een overzicht bij te houden van alle categorieën persoonsgegevens die zij verwerken in opdracht van en verantwoordelijke;
  • FG’s moeten passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen nemen die een passend beschermingsniveau bieden met het oog op het risico van de gegevensverwerking voor betrokkenen. FG’s moeten uitgebreide kennis hebben omtrent hun informatiesystemen en de typen data die zij verwerken (is er sprake van bijzondere persoonsgegevens?);
  • FG’s mogen geen sub-FG’s inschakelen zonder toestemming van de verantwoordelijke, wanneer sub-FG’s worden ingezet moet de FG de nodige technische en organisatorische maatregelen nemen om de veiligheid en integriteit van de data te garanderen;
  • FG’s moeten de verantwoordelijke onmiddellijk op de hoogte stellen van een datalek. De termijn voor ‘onverwijld’ in de Nederlandse wetgeving wordt in de Wet Meldplicht datalekken vastgesteld op 72 uur na ontdekking van het incident;
  • FG’s zijn verplicht medewerking te verlenen aan verzoeken van de Autoriteit Persoongegevens;
  • In bepaalde gevallen moet de FG een Privacy Impact Assessment uitvoeren. Dat is in ieder geval zo bij profiling, het verwerken van bijzondere persoonskenmerken en opslaan van camerabeelden met personen erop.

Stap 5: Privacy Impact Assessment (PIA)

Hiermee breng je in beeld wat de gevolgen zijn van het verzamelen van persoonsgegevens voor de personen zelf. Dit is afhankelijk van wat met de gegevens gedaan wordt. Wanneer de gegevens verzameld worden voor het versturen van de contributiebrief of een nieuwsbrief is het effect dat mensen lid blijven van de organisatie of dat ze geïnformeerd zijn over de organisatie. Niet voor alle bestanden met persoonsgegevens hoeft daarom een PIA gedaan te worden. Alleen wanneer:

  • Met de persoonsgegevens systematisch persoonlijke aspecten worden geëvalueerd (profiling)
  • Op grote schaal bijzondere gegevens worden verwerkt (zie stap 1)
  • Personen gevolgd worden in publieke ruimte (b.v. door camera toezicht)

Voor de meeste vrijwilligersorganisaties is een formele PIA niet nodig. Vooral niet omdat  alleen contactgegevens verzameld worden en geen persoonskenmerken.

Stap 6: Vrijwilligers informeren of opleiden

Het is niet de bedoeling dat wanneer je de gegevensbescherming zorgvuldig in beleid en procedures hebt geregeld, de eerste de beste vrijwilliger met persoonsgegevens die nodig zijn bij de uitoefening van de zijn/haar functie, te koop gaat lopen. Ook dat zijn datalekken. Dit kan gaan om gegevens uit  de bestanden van de organisatie zelf, maar ook om informatie die een vrijwilliger van een deelnemer of ouder heeft gekregen.

Stap 7: Procedure opstellen voor het melden van datalekken

Elke organisatie die persoonsgegevens opslaat, is verplicht datalekken te melden binnen 72 uur na ontdekking. Om dit zorgvuldig te doen is het handig vooraf procedures af te spreken. Hierin staat:

  • Wat een datalek is;
    We spreken van een datalek als persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben. Een datalek is het gevolg van een beveiligingsprobleem. In de meeste gevallen gaat het om uitgelekte computerbestanden, een gestolen geprinte ledenlijst of cliëntgegevens.
    Andere voorbeelden zijn cyberaanvallen, verkeerd verzonden e-mail, gestolen laptops, afgedankte niet-schoongemaakte computers en verloren usb-sticks.
  • Bij wie in de organisatie een datalek gemeld moet worden;
  • Wie binnen de organisatie nog meer geïnformeerd moet worden;
  • Wie checkt wat er gelekt is;
  • Hoe in kaart gebracht wordt wat de gevolgen zijn voor de personen van wie de persoonsgegevens gelekt zijn;
  • Welke gegevens nodig zijn voor de melding. De melding moet in ieder geval bestaan uit:
    • de aard van de inbreuk;
    • de instanties of persoon waar meer informatie over de inbreuk kan worden verkregen;
    • de aanbevolen maatregelen om de negatieve gevolgen van de inbreuk te beperken;
    • een beschrijving van de geconstateerde en de vermoedelijke gevolgen van de inbreuk voor de verwerking van persoonsgegevens;
    • de maatregelen die de organisatie heeft genomen of voorstelt te nemen om deze gevolgen te verhelpen.
  • Wie de melding doet bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Meldingen kunnen digitaal gedaan worden bij het meldloket van de Autoriteit Persoonsgegevens: http://datalekken.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Wie controleert?

In Nederland controleert de Autoriteit Persoonsgegevens of organisaties voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De Autoriteit Persoonsgegevens kan ook boetes opleggen wanneer na waarschuwingen een organisatie het beleid rond bescherming persoonsgegevens niet verbetert.

nov 2017

Is uw organisatie klaar voor jonge vrijwilligers? SNELTEST

 

Jonge vrijwilligers zijn hot. De maatschappelijke stages maken hun opwachting en veel gemeenten stimuleren brede jongerenparticipatie.

Ook veel vrijwilligersorganisaties willen iets doen met deze groep vrijwilligers. Maar bij werken met jonge vrijwilligers komt meer kijken dan u misschien op het eerste gezicht denkt. Deze eenvoudige test laat u zien of uw organisatie voldoet aan de voorwaarden om succesvol met jongeren te kunnen werken. De test wijst uit in welke mate uw organisatie aantrekkelijk en toegankelijk is voor jonge vrijwilligers, en vertelt u wat er nog moet gebeuren om succesvol met jonge vrijwilligers aan de slag te kunnen gaan.”
bron: Movisie.nl – Klik hier voor de Sneltest

Prijzen drukkerij verhoogd

Al enkele jaren zijn de prijzen van onze drukkerij niet verhoogd.

Om deze service te kunnen blijven bieden moet dat helaas wel gebeuren – papier en inkt worden immers gestaag duurder.

Lees HIER verder

VrijwilligersACADEMIE – inschrijving geopend

Drechtsteden – Vrijwilligers kunnen zich vanaf nu weer via de website van de Vrijwilligersacademie, vrijwilligershuisdrechtsteden.nl/academie, inschrijven voor de vele speciaal voor hen gemaakte trainingen en workshops. De meeste starten in september.

Iedereen kan meedoen

“Wij willen zoveel mogelijk mensen in staat stellen om vrijwilligerswerk te gaan doen,” vertelt Nilufer Cankaya, trainster bij de Vrijwilligersacademie. “Er zijn bijvoorbeeld  veel mensen die wel iets voor een ander willen doen, maar het moeilijk vinden om een keuze te maken uit de vele verschillende soorten vrijwilligerswerk. De workshop ‘Belangrijk om te weten’ is speciaal gemaakt om toekomstige vrijwilligers te helpen iets te vinden dat bij hén past.
Voor vrijwilligers die zich regelmatig afvragen of ze hun werk wel goed doen en of zij wel geschikt zijn voor hun taak, is de ‘Cursus bemoedigen’ ontwikkelt. De Vrijwilligersacademie wil deze vrijwilligers een steuntje in de rug bieden door hen letterlijk te leren moediger te worden en in zichzelf te geloven, zodat zij met plezier en zelfvertrouwen als vrijwilliger actief kunnen blijven.” Cankaya is ook enthousiast over het toenemende aanbod van e-learning voor vrijwilligers en vrijwilligerscoördinatoren. Dit is echt een uitkomst voor hen die naast hun betaalde baan vrijwilligerswerk doen of mensen die liever in hun eigen tempo iets leren. Ook deze workshops staan op de website van de academie.

Eens geleerd blijft geleerd

De academie voorziet in de behoefte van een toenemende groep vrijwilligers, die een workshop willen volgen om hun werk nog beter te kunnen doen. Sommigen willen bijvoorbeeld meer achtergrondinformatie en tips over een bepaalde ziekte waar hun klanten mee worstelen. Of ze zijn taalvrijwilliger en volgen de Basistraining om hún deelnemer op het gebied van de Nederlandse taal nog beter te leren begeleiden. Vrijwilligers die met onvoorspelbare klanten werken, hebben veel aan de training ‘Geweldloos Communiceren’. Cankaya: “Er zijn zoveel workshops waar zij uit kunnen kiezen! We hebben echt een heel groot aanbod en de meeste workshops zijn gratis”.

Nilufer Cankaya nodigt vrijwilligers uit om eens een kijkje te nemen op de website van de Vrijwilligersacademie, vrijwilligershuisdrechtsteden.nl/academie, en enthousiast te worden om een workshop te volgen. Men kan natuurlijk altijd even langskomen bij het Vrijwilligershuis op de Spuiweg 93 of een afspraak maken met een van de trainsters via tel. 078-2000223.

BURENDAG 2017: meld je nu aan

“Burendag is een jaarlijks terugkerend feest dat je samen viert met je buren en de buurt op de 4e zaterdag in september.

In 2017 vieren we Burendag op 23 september. Het is een dag waarop je gezellig samen komt en waarbij veel mensen iets goeds doen voor elkaar en de buurt.

Aanmelden
Ga naar Mijn Oranje Fonds om je activiteit aan te melden. Er zijn twee mogelijkheden om mee te doen:

  1. Je kunt individueel samen met je buren meedoen aan Burendag
  2. Je kunt als een stichting of vereniging meedoen aan Burendag

Financiële bijdrage
In Mijn Oranje Fonds kun je tot 18 augustus ook eventueel een financiële bijdrage aanvragen. Let op. Op=op!

Inspiratie
Wil je ook iets doen voor de buurt, maar je weet niet hoe? Kijk dan op: www.burendag.nl/tips-inspiratie

Achter de schermen: ZWIJNDRECHT

ACHTER DE SCHERMEN van het Vrijwilligershuis
gebeurt meer dan je denkt

Zo hebben we een speciale ‘taskforce‘ 😉 voor Zwijndrecht opgericht.
Onze collega’s Ellen van ’t Zelfde en Sharmila Soekhram zijn een paar keer per week in Zwijndrecht te vinden.
Zij bezoeken vrijwilligersorganisaties, nemen deel aan overleggen van Zwijndrecht voor elkaar, het samenwerkingsverband voor vrijwilligerswerk tussen diverse zorg-, welzijn- en woonorganisaties in Zwijndrecht, en hebben regelmatig contact met de gemeente Zwijndrecht.

Ook houden we wekelijks een spreekuur.
Iedere vrijdag van 10.00 tot 12.00 uur op de Nederburgh, Duivenvoorde 211A, Zwijndrecht.
Vrijwilligers kunnen hier terecht met al hun vragen over vrijwilligerswerk en kunnen zich hier ook inschrijven als vrijwilliger.
En non-profit organisaties die vrijwilligers zoeken, worden voorgelicht over de mogelijkheden.

De VrijwilligersPas in Zwijndrecht
Eind juni kwamen vrijwilligers bij elkaar in het Gemeentehuis van Zwijndrecht om te brainstormen over de VrijwilligersPas in Zwijndrecht

Aanwezig waren vertegenwoordigers van VAC Zwijndrecht, ’t Weetpunt, Gemiva, HIP, Schuldhulpmaatje, Diaconaal Platform, Diverz, SWOZ, Kledingbank en Ellen en Sharmila van het Vrijwilligershuis.

We zijn benieuwd naar de ideeën van de vrijwilligers.
Hoe ziet hun ideale pas eruit? Zou je die voor nog andere zaken kunnen gebruiken, dan voor het krijgen van korting in winkels en het theater? Daar hebben de aanwezigen enthousiast over meegedacht. Zoals dat met een brainstorm gaat, zijn eerst álle ideeën op tafel gegooid. Of alles in de praktijk ook uitgevoerd kan worden, wordt naderhand besproken.
Dit zijn een aantal ideeën die ter tafel kwamen:

  • Een punten/geldspaar systeem op de kaart om met je vrijwilligerswerk bijvoorbeeld punten te kunnen sparen die het mogelijk maken om cursussen te volgen of om te doneren aan doelen naar keuze;
  • Sparen voor extra korting. Bv. 10% is normaal, maar doordat je extra punten of geld hebt gespaard meer korting;
  • Cursussen kunnen volgen op vertoon van de pas. Alleen met de pas gratis of met voordeel deelname aan cursussen;
  • Korting bij Waterbus/Ariva, waardoor het voor de organisaties aantrekkelijker word om de pas aan te schaffen voor de vrijwilliger, en de pas word bekender. De pas is dan tevens aantrekkelijk om reiskosten mee te vergoeden;
  • Sportverenigingen benaderen in Zwijndrecht om de passen aan te vragen voor vrijwilligers en ook gelijk vragen of ze korting willen geven op drankjes of gratis proeflessen verstrekken op vertoon van de pas of korting op lidmaatschap;
  • Is er een mogelijkheid om de vrijwilligersvergoeding(en) op de pas zetten?
  • Het volume van de pas verhogen met als doel de pas interessanter te maken voor deelnemende leveranciers. Naast dat de pas interessanter voor vrijwilligers dient te worden, is aandacht voor de voordelen voor winkeliers, horeca en andere aanbieders van belang.
  • Vanuit Diverz is per mail nog het volgende idee toegevoegd: Kan de pas ook de mogelijkheid bieden wederkerigheid in waarde om te zetten? Het voor een ander klaarstaan levert bijvoorbeeld punten op die elders kunnen worden verzilverd.

Na 20 oktober komt de groep nog een keer bij elkaar.

Iemand stelde voor om een klankbordgroep op te richten, zodat ook andere belangrijke thema’s voor vrijwilligers naar voren gebracht kunnen worden.

Heb je ook een goed idee? Stuur het dan op naar anja@vrijwilligershuisdrechtsteden.nl . Wij sturen het dan door naar de “Brainstormgroep” in Zwijndrecht.

SSKW twittert voortaan via VHD-ACCOUNT

Sinds 1 januari 2017 treden SSKW en het VrijwilligersHuis naar buiten toe op onder één naam, namelijk Vrijwilligershuis Drechtsteden.
Het SSKW blijft, achter de schermen, als vereniging actief.

In het Vrijwilligershuis werken wij samen met MEE Drechtsteden en andere partijen in wisselende verbanden samen aan actieve participatie en sterke vrijwilligersinitiatieven.

Omdat we zoveel als mogelijk onder één naam naar buiten treden, hebben we besloten om het TWITTERACCOUNT van het SSKW op te heffen en voortaan via het Vrijwilligershuis account belangstellenden
van onze activiteiten op de hoogte te houden, zie Vrijwilligershuis@VrijwilligersDS.